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Onboarding para empresas: concepto, proceso y herramientas

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11 minutos de lectura
Onboarding

El onboarding para empresas se encarga de facilitar las incorporaciones de los nuevos trabajadores para que estén satisfechos en la empresa. Este concepto ya existía desde los años 80, pero es realmente ahora cuando se está implementando cada vez más en las empresas.

Para hacer un buen plan de incorporación para los nuevos miembros de tu equipo. Es muy importante que los responsables de Recursos Humanos sean conscientes de la importancia del onboarding. Y que al mismo tiempo, sepan llevarlo a cabo de forma más óptima. Además, existen ciertas herramientas digitales que te ayudarán en su aplicación.

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¿Conoces cómo diseñar un buen plan de incorporación de los nuevos trabajadores? ¿Sabes qué herramientas debes aplicar para facilitar este proceso?

Si todavía no lo tienes claro, es necesario empezar a pensar en una solución. Porque un responsable de Recursos Humanos, debe saber hacer un buen plan de onboarding para beneficiar a la empresa. Si quieres aprender más sobre este tema lo mejor que puedes hacer es seguir leyendo este artículo. Aquí te vamos a contar cómo se diseña un buen plan de integración de los nuevos trabajadores. Los beneficios que tiene, en qué consiste este proceso. Y qué herramientas digitales están a tu alcance para facilitar su implantación en la empresa.

¡Empecemos!

¿Qué es el onboarding para empresas?

El onboarding para empresas es el proceso de incorporación de nuevos trabajadores a una empresa. En dicho procedimiento los nuevos empleados conocerán la organización, su rol, sus nuevos compañeros de trabajo y la filosofía de la empresa.

Está demostrado que el 90% de los trabajadores deciden irse o no de la empresa en sus primeros seis meses. Por lo tanto es necesario que desde el primer momento en el que la empresa toma contacto con el posible trabajador, le haga sentir cómodo. Y le dé un trato excelente para que se lleve una buena impresión. Si los trabajadores se van en los primeros meses de la empresa se genera un coste económico muy importante, que hay que evitar en la medida de lo posible.

Con un plan de incorporación laboral para nuevos trabajadores óptimo le prestas. Desde su primer día de trabajo, la información y ayuda que necesita para que no tenga dudas sobre su nuevo trabajo y se sienta satisfecho en la empresa. Con el onboarding para empresas le proporcionas datos sobre cuáles son sus tareas, cómo funciona la empresa, quienes van a ser sus compañeros e incluso enseñarle los sistemas que va a tener que utilizar.

Si un empleado decide irse en los primeros seis meses puede deberse a uno de estos dos motivos

  • Un fallo en el proceso de selección del personal ó
  • Un mal plan de onboarding, en este caso el trabajador no entiende bien la cultura de la empresa y no sabe hacer bien su trabajo.

En cuanto a su duración, puede ser de 1 día, 1 mes, 3 meses, 6 meses o incluso hasta un año. La duración dependerá del tipo de gestión de la empresa.

En definitiva, el onboarding son las acciones que necesita la empresa hacer para facilitar al trabajador nuevo su inicio, su integración y su adaptación al nuevo puesto de trabajo. Es una buena herramienta empresarial para mejorar la productividad, retener a los mejores profesionales, y reducir los costes laborales. 

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Beneficios del onboarding para empresas

Los beneficios del onboarding para empresas son:

  • Retención del talento:  Si evitas que se vayan trabajadores con gran cualificación profesional podrás tener a los mejores en cada área de la empresa.
  • Aumento de la productividad: Si los nuevos empleados se sienten integrados, tienen claros sus objetivos, y la filosofía de la empresa, serán productivos más rápidamente. Hasta un 54% más de productividad puede lograr la empresa con los nuevos empleados.
  • Buena impresión: Si los nuevos trabajadores se sienten cómodos desde el primer día, tendrán mayor sentido de pertenencia a la empresa.
  • Menores costes de contratación: El hecho de que los trabajadores se vayan en los primeros meses supone un gran coste económico para la empresa, porque tiene que volver a contratar a otro trabajador.

Los beneficios para el trabajador son:

  • Se sienten parte de la empresa
  • Están mejor informados sobre sus tareas y el funcionamiento de la empresa
  • Tienen mayor motivación para demostrar lo que valen
  • Se encuentran satisfechos y decidirán quedarse en la empresa.

Onboarding y offboarding

El offboarding es justo todo el proceso contrario al onboarding para empresas. Ya hemos visto que el onboarding es el proceso de integración del trabajador a su nuevo trabajo. Mientras que el offboarding es el proceso a realizar cuando un trabajador se va de la empresa. El proceso de offboarding es mucho más complicado y largo que el onboarding. 

Durante el offboarding habrá que explicar a sus compañeros de trabajo el motivo por el que se ha despedido. O, si se ha ido de la empresa, hacer papeleos, firmar documentos y darlo de baja en los sistemas de la empresa. Porque puede ver información privada de ésta cuando haya dejado de trabajar. Es importante cambiar passwords y todo tipo de claves para que ya no pueda entrar en los sistemas.

onboarding offboarding

Objetivos del proceso de integración de los nuevos trabajadores

Este proceso tiene varios objetivos, los principales son:

  • Que el nuevo empleado conozca las políticas internas de la empresa: deben saber todas las normas que tienen que ver con su puesto de trabajo, desde las de carácter legal y social hasta las de seguridad.
  • El onboarding para empresas debe ayudar al trabajador a que tenga claro cuál es su puesto de trabajo y sus funciones: para ello se le explicarán las técnicas, los métodos y las herramientas necesarias para realizar correctamente sus tareas.
  • Que el trabajador conozca cuál es la filosofía de la empresa: debe comprender cuales son los valores, objetivos, la misión y la visión de la empresa.
  • Que sepa cual es su posición dentro del organigrama de la empresa: tiene que entender cuál es su ubicación dentro de la jerarquía social de la empresa. Para ello será necesario ayudar al trabajador a que establezca relaciones con el resto de sus compañeros con la finalidad de facilitarle el desarrollo diario de sus tareas.

Proceso de onboarding para empresas

El proceso de onboarding consta de dos partes importantes:

Parte 1: Administrativa

Tiene que ver con la documentación que se debe preparar y firmar ante la llegada de un nuevo trabajador. Como por ejemplo el contrato laboral. También se relaciona con todas las dudas que puede tener sobre cómo funciona la empresa. Como por ejemplo las vacaciones que le corresponden, la ropa que debe ponerse para ir a trabajar, el horario laboral, etc.

Parte 2: Formativa

Se refiere a toda la formación que se le está haciendo al trabajador sobre su nuevo trabajo.

¿Cómo tener un onboarding creativo? ¡Mira este video!

En este HR Pill te contamos en breves minutos cómo puedes implementar un proceso de onboarding creativo.

Diseño de un plan óptimo de incorporación de nuevos trabajadores

No existe un modelo único de onboarding para empresas a seguir. Su diseño dependerá del tipo de empresa que sea, de su gestión y del equipo profesional que lo componga.

Este proceso empieza desde mucho antes de que se incorpore el trabajador a la empresa y tiene varias fases:

Primera fase: Durante el proceso de selección del personal

Cuando se escribe la oferta de trabajo, se debe explicar en ella cuál es la filosofía de la empresa, sus valores y metas. Durante la entrevista al posible trabajador, se tiene que hacer todo lo posible para que se lleve una buena impresión de la empresa. Para ello, explícale las normas diarias que tendrá que seguir, sus funciones, enséñale las instalaciones, e incluso preséntale al resto de sus compañeros. Se debe hacer un trato personalizado, llamándolo por su nombre para que se sienta cómodo.

Una vez acepte la propuesta de trabajo y antes de que llegue a la empresa, se debe comenzar con el papeleo. Darle de alta en los sistemas que vaya a utilizar en su trabajo, y por supuesto darle de alta en la seguridad social.

Segunda fase: Primer día de trabajo

El primer día llegará con muchas dudas e ilusión. Por eso, es conveniente que durante la bienvenida le des una tarjeta firmada por todos o un ramo de flores. Ahora con las nuevas tecnologías le puedes hacer un vídeo dándole la bienvenida a la empresa con mucha ilusión. Una buena práctica es mandar un email a todos los integrantes de la empresa informando de la llegada de un nuevo trabajador. También puedes anunciarlo en las redes sociales para crear un buen ambiente de bienvenida. Además, puedes mostrar una foto del nuevo empleado y realizar una breve biografía..

Pero además de la bienvenida, también es importante en el onboarding para empresas que se le de una formación. En la que se le indique cuáles serán sus funciones, lo que se espera de él, cuáles son los medios necesarios para realizar su trabajo. También es esencial que se le comunique cuál será su horario de trabajo y de descanso. Ponle a su disposición a un manager para que le ayude. Preséntale a sus nuevos compañeros para que puedan ayudarle también a realizar su trabajo.

Todo esto se debe reflejar en un documento o manual, que se le puede entregar en mano o por email. También se le puede enviar un vídeo con todas las instrucciones para que él pueda tener acceso a la información siempre que quiera.

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Tercera fase: Primera semana 

Es bueno que tengas un feedback con el nuevo empleado.  Siéntate con él en un lugar tranquilo y pregúntale si tiene toda la información que necesita, si dispone de los recursos necesarios, y si tiene acceso a todos los sistemas. Se trata de saber si está contento, si no fuera sí haz los cambios necesarios para que así sea.

Cuarta fase: Primer mes en adelante

Tras el primer mes no dejes de reunirte con él para preguntarle frecuentemente si está satisfecho en la empresa. Hazle partícipe en actividades de ésta para que se sienta más identificado con la entidad y aumente su motivación. Háblale de lo que puede conseguir en el futuro porque esto da muy buenos resultados.

Como te habrás dado cuenta, un plan de onboarding para empresas es algo que está vivo. No viene predeterminado, se va cambiando conforme sean los feedbacks de los trabajadores.

Tipos de herramientas para onboarding digital

Realizar algunas tareas de este proceso de integración puede tardar hasta semanas. El uso de herramientas digitales permiten acelerar y automatizar el proceso de integración de los nuevos trabajadores. Además, contribuyen a mejorar la experiencia del nuevo empleado. Por ello, cada vez es más frecuente recurrir al onboarding digital.

Las herramientas digitales facilitan al trabajador el acceso a la información que necesita consultar. Podrá hacerlo cuando quiera y desde cualquier dispositivo, ya sea tablet, pc, o smartphone. Incluso antes de su llegada a la empresa, podrá obtener datos interesantes sobre su nuevo trabajo, como por ejemplo el número de su taquilla.

A continuación, vamos a ver los distintos tipos de herramientas digitales que se pueden emplear a la hora de integrar un nuevo empleado a la empresa:

Los checklists

Se usan de manera muy habitual para dar la información que necesita el trabajador antes de comenzar en su nuevo puesto de trabajo. Se puede enviar en Excel por correo electrónico al nuevo empleado, y así siempre la tendrá disponible para consultarla. Un ejemplo de este tipo de herramientas es Trello que es una aplicación muy usada en el mundo empresarial por la diversidad de funcionalidades que tiene, entre ellas puedes crear un checklist.

Herramientas especializadas

Este tipo de herramientas están especializadas para realizar solo onboarding para empresas. Un ejemplo sería Talmundo que convierte el proceso de contratación de trabajadores en una experiencia estructurada e intuitiva para todos.

Herramientas integradas – HRMS

Son sistemas que integran muchos procesos: el onboarding, la formación, incluso la firma electrónica. Un ejemplo de este tipo sería el software llamado Factorial HR que integra multitud de funciones para facilitar la gestión de recursos humanos, permite ahorrar mucho tiempo al realizar labores administrativas.

Firma electrónica

Permite automatizar los procesos. El programa Signaturit proporciona firmas electrónicas con plena validez legal.

Learning Management Systems

Son herramientas muy caras y que cuestan bastante de implementar, pero ayudan mucho a la formación. Su elección dependerá del presupuesto de la empresa. Un ejemplo de este tipo de herramientas sería cornerstone que promueve el aprendizaje social para lograr mejor comunicación e implicación de los empleados.

Chatbots

Es una herramienta digital nueva que permite que el trabajador pregunte sus dudas al chatbot. Los chatbots son sistemas roque es como un robot, y éste le contestará. Así no hace falta que pregunte al manager.

Herramientas multimedia gratuitas

Actualmente existen aplicaciones gratuitas que permiten grabar vídeos. Estas herramientas puede ser muy útil que le hagas un video al nuevo trabajador con las instrucciones necesarias. Una aplicación gratuita para grabar videos es Loom.

Beneficios del onboarding digital

El onboarding digital es una parte muy importante en el onboarding para empresas porque le proporciona muchos beneficios, éstos son:

Ahorro del tiempo empleado en tareas administrativas

Lo que permite invertir más tiempo en realizar estrategias de personas para garantizar una experiencia positiva al trabajador.

Reduce el riesgo de que se te olvide enviar un documento

Evita por ejemplo que se te olvide enviar el alta de un trabajador o la incapacidad en caso de un accidente.

  • Self service. El onboarding digital va muy bien para trabajadores remotos, es decir, para aquellos empleados que trabajen en casa o en diferentes países. La integración se realiza al ritmo del trabajador.
  • Contenidos actualizados. Gracias a las herramientas digitales siempre le puedes proporcionar al trabajador información actualizada sobre su trabajo.
  • Facilita el seguimiento del avance de los nuevos empleados.
  • Toda la documentación está compartida e integrada. La empresa comparte información con el nuevo empleado, de esta forma él mismo puede acceder a su base de datos y consultar todos su documentación, como por ejemplo su contrato.
  • La información siempre está disponible para el trabajador. El colaborador podrá consultar sus documentos cuando él quiera. A su ritmo y no se estresará por recibirla de golpe.
  • Se reduce el coste de contratación. Al tener acceso a la información que necesite cuando él quiera le generará una buena experiencia de usuario. Así se evitará que se vaya de la empresa durante los primeros meses. Si se diera el caso contrario y se fuera de la empresa, ésta tendrá que volver a contratar a otro trabajador aumentando así sus costes de contratación.

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Resumen Final

El onboarding para empresas en una herramienta muy poderosa para los responsables de Recursos Humanos. Ya que permite facilitar la adaptación de un trabajador a su nuevo puesto de trabajo. Está demostrado que si un trabajador obtiene una experiencia positiva desde el primer día de trabajo no querrá marcharse de la empresa. De esta manera se puede disminuir la rotación del personal y del mismo modo disminuir los costes económicos. Además, el nuevo empleado será más productivo antes.

Para que el trabajador se sienta cómodo es necesario proporcionarle toda la información y recursos que necesite para desarrollar su trabajo. Para que se sienta integrado desde el primer día es importante  darle una agradable bienvenida. Tanto por parte de la empresa cOmo de los compañeros. Por otro lado, es esencial tener reuniones con él y preguntarle si está contento o necesita algo. El onboarding digital permite acelerar el proceso de integración del nuevo trabajador y contribuye a que la experiencia del nuevo empleado sea más positiva.

Como responsable de recursos humanos debes estar preparado para hacer un buen plan de onboarding y saber que herramientas digitales debes utilizar para acelerar este proceso. Con la información proporcionada en este artículo, estás más que preparado para realizar un buen plan de onboarding. Además, te he citado algunas herramientas digitales que pueden ayudarte en la ejecución de este proceso. Recuerda que una buena integración del trabajador se traduce en múltiples beneficios para tu empresa.

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¡Hola! Te cuento un poco de mi. Soy panameña y trabajo como Content Manager en Factorial HR para el equipo de LATAM. En Argentina decidí realizar una licenciatura en Dirección de Arte con un enfoque en Creatividad Publicitaria. Al terminar, empecé mi camino en el mundo del marketing digital, creando contenidos y campañas para diferentes mercados y sectores en múltiples plataformas digitales.

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