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¿Qué es la estrategia Cero Papel y cómo implementarla?

Factorial HR

Cada vez se toma más conciencia de la importancia de digitalizar procesos en todos los ámbitos. Así es como surgió la iniciativa cero papel en distintas partes del mundo. Desde 2019 Chile tiene su propia ley al respecto. Hoy vamos a conocer en detalle qué implica esta política. Pero, principalmente, queremos contarte cómo puedes implementarla en tu empresa y qué beneficios ofrece.  

Agilidad y eficiencia son dos de las principales motivaciones para la implementación de cero papel en Chile. El Gobierno buscaba adecuarse a los tiempos actuales y gozar de las ventajas vinculadas al desarrollo tecnológico y digital. Sobre todo, el ahorro de tiempo, costos y una mejora significativa en la calidad de vida de la sociedad entera. 

Ahora bien, replicado esto en las empresas ¿qué alcances puede tener? ¿Cómo se puede beneficiar tu compañía al implementar una política cero papel? De esto vamos a hablarte a continuación. 

¿Qué es una estrategia Cero Papel?

Una estrategia cero papel es una iniciativa para eliminar el uso del papel dentro de las actividades rutinarias en las instituciones públicas y privadas. Esto es posible gracias a la digitalización de procesos que permiten, entre otras cosas, realizar la gestión documental mediante algún soporte electrónico

En este sentido, las tecnologías de la información y la comunicación, así como la conectividad masiva a través de internet, posibilitan el desarrollo de una política Cero Papel en los estados y empresas.

De este modo, se puede pasar de crear expedientes en papel, de difícil localización y administración, a tener la capacidad de acceder y operar estos documentos desde cualquier dispositivo electrónico, en cualquier momento y lugar. Sobre todo, al usar un software de gestión documental en la nube. 

Cero papel, entonces, permite que una organización pueda quitar por completo el uso de papel en sus procesos, valiéndose de herramientas digitales. 

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¿Cómo implementar la estrategia Cero Papel en tu compañía? 

Implementar una estrategia cero papel es una excelente forma de reducir la huella de tu compañía en el medio ambiente. También ayuda a organizar mejor los procesos y aumentar la transparencia en las operaciones diarias. Eso, sin mencionar todo el espacio de almacenamiento que puedes recuperar después de deshacerte de los archivadores y el papel acumulado. 

Por otro lado, en tiempos de home office y sistemas de trabajo híbrido, que buena parte de las tareas administrativas de una empresa se realicen aún en papel, puede representar trabas considerables para implementar modelos laborales flexibles. Si buscas facilitar el trabajo remoto en tu organización, una estrategia cero papel también puede beneficiarte

Pero sabemos que crear una oficina sin papel no es un proceso que ocurre de la noche a la mañana. Lo cierto es que requiere planificación y las herramientas adecuadas. 

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Descubre cómo lograrlo con los siguientes consejos:

Crear un equipo 

El punto de partida para hacer la transición hacia una empresa cero papel comienza con las personas, los Recursos Humanos. Por ello, la recomendación es comenzar creando un equipo de trabajo para discutir la mejor estrategia en este sentido. 

Este equipo puede estar conformado por representantes de departamentos clave como gestión de calidad, archivo y comunicación, sistemas de información, RR.HH., contabilidad y administración, compras, entre otros. 

Ten presente que un equipo bien conformado te ayudará a establecer sinergias con otras iniciativas que se desarrollan actualmente en la empresa. Así, podrás maximizar los esfuerzos y recursos y evitar sobrecargar a los empleados.

Entre otras responsabilidades, este equipo de trabajo se ocuparía de:

Desarrollar un plan para reducir el uso del papel

Una política cero papel implica un cambio en la cultura de la organización. En tanto, representa una nueva forma de hacer las cosas. De esta manera, la implementación no puede ocurrir de un día para el otro. Por el contrario, se debe crear un proceso que permita avanzar mediante distintas etapas de implementación gradual. 

Comunicar la estrategia al resto de la organización

Para implicar a todas las personas que conforman la compañía, el esfuerzo debe ser compartido por el equipo completo. Esto implica comunicar la nueva política cero papel, explicar en detalle cómo se llevará a cabo y asignar roles y funciones para cada área. 

Hacer el seguimiento y evaluar los esfuerzos realizados

Para asegurar la gestión adecuada de la estrategia cero papel es necesario realizar un seguimiento, medir el nivel de implementación en el transcurso del tiempo y evaluar los resultados obtenidos. 

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Identificar el consumo de papel en la empresa

Identificar cuánto papel se usa en la compañía es clave para entender cómo se maneja este recurso en la organización. Así, podrás:

  • Saber qué actividades consumen más papel y producen más residuos. 
  • Identificar las áreas en las que se puede reducir el uso de inmediato, a través de la digitalización.  
  • Determinar cuáles son los costos asociados al uso de papel en la empresa. 

Los datos que se obtienen en esta instancia se pueden utilizar para comparar y validar los avances de la estrategia. Recuerda que no puedes mejorar, lo que no puedes medir. Por ello, es clave reunir esta información para impulsar las acciones de tu equipo. 

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Establecer objetivos y plazos para el cambio 

Con base en la información obtenida ya puedes establecer tus objetivos y plazos para la implementación de los cambios. Estos objetivos deben ser claros, medibles e incrementales a través del tiempo. Por ello, es importante disponer de un cronograma para la transición hacia una oficina cero papel. Aquí se incluirán las acciones a realizar de forma paulatina para ir acercándose al objetivo. 

Aun así, debemos ser francos: es poco probable que una empresa elimine por completo el papel que utiliza. Sin embargo, se puede reducir al mínimo su uso con una estrategia ajustada a las posibilidades de la organización.

Establecer un objetivo inicial para reducir la impresión y el uso de papel en algún porcentaje es una forma de comenzar. Así podrías, por ejemplo, fijar como objetivo en el corto plazo una reducción del 50% y una meta final de reducir el consumo de papel en un 80%. Claro que lo ideal sería eliminar por completo su uso, pero recuerda que los objetivos deben ser realistas.

Luego de definir las metas, solo queda pasar a la acción, verificar de manera periódica el  progreso y ajustar las operaciones según sea necesario.

Facilitar el trabajo sin papel

Migrar hacia una empresa cero papel debe ser un proceso sencillo para el equipo. Por eso, los beneficios deben ser tangibles para que tus colaboradores puedan notarlos fácilmente.

Ahorrar tiempo, menos esfuerzo para realizar determinadas gestiones, como encontrar un documento o determinada información, son algunos de los ejemplos. En este sentido, es importante facilitar el trabajo sin papel configurando nuevos procedimientos. En otras palabras, nuevas formas de hacer las cosas. 

Si quieres que tus empleados puedan reducir el uso de papel, deberías evitar pedir que te entreguen los informes en este formato. En lugar de ello, fomentar el flujo de trabajo con documentos electrónicos

De la misma forma, toda la comunicación que se mantenga en la empresa debería dejar de respaldarse en papel. Puedes optar por sistemas de comunicación interna 100% virtuales. Estos ayudan a crear conversaciones más cercanas con el talento y permiten tener un registro de todas las interacciones. 

Proporcionar herramientas y capacitar al personal

En el punto anterior hablábamos de la importancia de facilitar el trabajo sin papel. Sin dudas, los recursos que utilices son clave en este proceso. 

Sin embargo, antes de seguir avanzando es importante no dar por sentado que tus colaboradores minimizarán el uso de papel solo porque se lo pidas. El personal necesita instrucciones claras que puedan entender. Por ello, debes crear pautas que puedan seguir para garantizar una organización sin papel

Para conseguirlo, puedes crear una política sin papel y solicitar que tus empleados se suscriban a esa iniciativa mediante su firma electrónica

Este documento recogerá las instrucciones precisas sobre cómo reducir el uso de papel en la empresa. Además, debe quedar disponible para que todos los trabajadores puedan consultarlo cuando lo necesiten.

La adopción de cada nueva herramienta que permita la transformación digital en los procesos puede ser todo un desafío sin capacitación. Procura educar al equipo sobre cómo usar cada software que se implemente en la compañía. 

Implementar soluciones Cero Papel

Hay muchas herramientas que puedes utilizar para digitalizar las operaciones en tu empresa y así eliminar el uso del papel. Pero ¿cuáles son las que deberías considerar? 

Software de gestión documental

Desalienta la impresión y aumenta la productividad al crear, compartir y administrar el almacenamiento de documentos. Piensa, por ejemplo, en el tiempo que ahorrarías si pudieras encontrar fácilmente cada documento que necesitas en el día a día. Precisamente, este software permite centralizar y gestionar toda la documentación de tu empresa y de tus empleados de forma online y segura. 

Firma electrónica

Puedes deshacerte fácilmente de documentos y acuerdos legales impresos mediante el uso de la firma electrónica. Esto no solo reduce el uso de papel, sino que además, agiliza la firma de contratos y otros documentos, al tiempo que permite almacenar de manera segura toda esta información. 

Correo electrónico y mensajería instantánea

Estas herramientas te permiten mantener la comunicación con tu personal, proveedores y clientes libre de papel. Así, puedes brindar una mejor experiencia, impulsar la comunicación bilateral y aportar transparencia.  

Sistema de nómina digital

Esta solución te ayuda a gestionar las nóminas de tus empleados de forma rápida, sencilla y sin errores. Todo ello se logra sin utilizar papel, dado que la herramienta funciona 100% online. 

Programas para crear documentos digitales

Procesamiento de texto, hojas de cálculo y presentación de diapositivas son algunas de las herramientas más utilizadas para crear documentos en las empresas. Estos recursos te permiten crear y compartir información sin papel. 

Administración de tareas y proyectos

La gestión de tareas y proyectos es parte de la rutina diaria de una empresa. Muchos utilizan post-its o listas de tareas para realizar un seguimiento. Sin embargo, hay muchas herramientas digitales que permiten hacerlo de manera más eficiente y sin papel. Por ejemplo, Trello, Asana o Notion. 

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¿Cuál es la ley de Cero Papel en Chile?

La Ley 21.180 de Transformación Digital del Estado es el punto de partida de la iniciativa Cero Papel SAG en Chile. La misma propone que todos los procedimientos administrativos de los órganos estatales se realicen en formato electrónico. De esta forma, promueve la eliminación del papel en las instituciones públicas del país

Esta nueva ley tiene el objetivo de avanzar en la estrategia de transformación digital para terminar con el papeleo, las filas y la burocracia. Algo que es muy característico de los procedimientos realizados en las instituciones públicas. 

De hecho, en 2019, previo a la implementación de la política cero papel, en Chile las personas realizaban un promedio de 16 trámites al año. Cada uno de ellos demandaba al menos dos horas. Al trasladarlo al ámbito laboral, un trabajador chileno debía ausentarse más de 30 horas al año simplemente para realizar trámites. A su vez, esto representaba un gasto anual aproximado de $136.000 pesos. Un monto vinculado a cada uno de los trámites, el papeleo, el tiempo y costo en traslados.

La normativa pretende suprimir en gran medida todas estas complicaciones. Para lo cual, es necesario eliminar el uso del papel y digitalizar buena parte de los procedimientos.

Gracias a esta ley será el Estado el que va a conversar detrás del mesón y no las personas las que van a ir buscando de oficina por oficina distintos documentos, ahorrando tiempo y mejorando así su calidad de vida, destacó en 2019 el por entonces ministro de la Secretaría General de la Presidencia Gonzalo Blumel.

Así, la ley entró en vigor en  2019 y su implementación ha sido gradual hasta el momento. Está previsto que para el 2024 todas las dependencias del Estado lleven a cabo su operativa mediante los lineamientos que propone la legislación. 

¿Cuáles son los principales puntos de la Ley de Transformación Digital?

Con el objetivo de que la tramitación online sea la regla general, la Ley de Transformación digital 

  • Comunicación electrónica. Las comunicaciones oficiales entre los órganos de la Administración pública deben ser registradas en una plataforma electrónica destinada al efecto.
  • Notificaciones electrónicas. Las notificaciones deben enviarse por medios electrónicos.
  • Procedimientos administrativos en forma digital. Todas las instituciones públicas tienen que establecer formularios de solicitudes por medios digitales cuando se trate de trámites comunes.
  • Digitalización de documentos. Tanto las solicitudes, como los formularios o escritos presentados en soporte de papel, deben ser digitalizados y cargarse en el sistema electrónico.
  • Expedientes electrónicos. Los órganos de la Administración del Estado tienen la obligación de disponer y utilizar adecuadamente plataformas digitales para sus expedientes electrónicos. Dichas herramientas deben cumplir con estándares de interoperabilidad, interconexión y ciberseguridad.
  • Principio de interoperabilidad. Los medios electrónicos tienen que ser capaces de interactuar y operar entre sí al interior de la Administración del Estado. De esta manera, es obligatorio compartir expedientes y documentos entre las distintas dependencias públicas.

¿A quienes alcanza esta ley?

Ministerios, intendencias, gobernaciones y aquellos servicios públicos creados para cumplir la función administrativa. Sumado a la Contraloría General de la República, las Fuerzas de Seguridad Pública, los gobiernos regionales y las municipalidades.

Además de la Presidencia de la República, los organismos a cargo de la gestión del Gobierno Digital en Chile conforman el Consejo Asesor permanente para la modernización del Estado. El mismo está compuesto por lo que podríamos denominar ministerio de política Cero Papel. Es decir, el trabajo mancomunado del Ministerio Secretaría General de la Presidencia y el Ministerio de Hacienda. 

Hacia una gestión documental 100% digital 

La transición hacia una gestión documental 100% digital puede brindar muchos beneficios a las empresas. Entre ellos, debemos destacar el ahorro de costos. Estos están asociados al dinero que gasta una organización en papel, tintas, impresoras y servicio técnico de ese equipamiento. Puedes ahorrarte todo ello al implementar una estrategia Cero Papel.

Por otro lado, los documentos están siempre accesibles en cualquier momento y desde cualquier lugar. Sin dudas, esta es una de las ventajas más destacadas de la oficina sin papel. Ya que permite crear entornos de trabajo más eficientes porque la información está siempre disponible. Así, aumenta la productividad, al agilizar procesos que antes quizá demoraban más. Por ejemplo, por tener que esperar por un documento. 

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Está claro que el concepto de Cero Papel va más allá de la digitalización y gestión de documentos. Pensar en digital implica un cambio en la cultura corporativa sobre la forma de hacer las cosas. Se trata de costumbres muy arraigadas, tanto en los empleados como en toda la comunidad a la que se dirige la empresa. 

Por eso, más allá de gestionar la digitalización de la documentación, es necesario pensar a esta estrategia como una cambio de mentalidad que impacte sobre los procesos y contribuya a simplificar la operatoria para todos

Como puedes ver, una estrategia Cero Papel en tu empresa es posible y ahora ya sabes cómo implementarla. En Factorial contamos con numerosas funcionalidades que pueden servirte para hacer esta transición. 

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